企业年金是在国家税收优惠政策鼓励下,企业及其员工在依法参加基本养老保险的基础上,自愿建立起来的补充养老保险制度。由于企业年金计划是一种需要在资本市场上长期投资运作的计划,本身存在很大的风险,为保证其健康运行,企业年金各运营机构必须采取规范的审慎管理模式。

　　账户管理是企业年金规范管理的基 础,也是联系企业年金管理各个环节的纽带。狭义的账户管理(recordkeeping)一般是指与企业年金计划相关的信息记录、企业及个人账户权益及资产的核算以及实现类似功能的计算机系统和服务体系;而广义的账户管理(plan administration)除了包括上述功能以外,还包括了计划缴费分配、权益归属的确定、待遇审核、企业年金基金资产配置等企业年金计划运行的决策功能。

　　按照劳动和社会保障部颁布的《企业年金试行办法》(中华人民共和国劳动和社会保障部令第20号)(以下简称“20号令”)和《企业年金基金管理试行办法》(中华人民共和国劳动和社会保障部令第23号)(以下简称“23号令”)的规定,我国的企业年金治理结构将受托人和账户管理人职能进行了严格区分,其中属于计划运行的决策职能规定由受托人行使。因此,本报告的研究范围限定在由账户管理人行使职能的企业年金账户管理(recordkeeping)范畴。

　　由于账户管理是联结其他管理环节的枢纽,账户管理人与监管机构、委托人、受托人、投资管理人、托管人之间都存在数据和信息的交流。通过规范账户管理,统一不同体系的数据接口,可加快信息交流的速率,提高整个企业年金管理业务流程的工作效率。

　　由于企业年金采用完全积累的、市场化的运作模式,因此企业年金计划具有很大的灵活性。委托人和受托人,受托人和账户管理人之间的关系都是双向选择的,随时可能发生账户管理工作的整体转移,为保证企业年金计划记录的连续性和完整性,需要规范账户管理功能、账户信息的内容,从而使不同管理人之间的账户管理工作具有可交接性。对于个人计划账户的转移来说,也是如此。个人工作的流动性决定了个人参加的企业年金计划并不是惟一的,个人参加的不同企业年金计划时所拥有的个人计划账户应该能够转出转入,能够合并。为了保证个人计划账户转移时不至影响个人记录的连续性和完整性,也需要规范账户管理。

　　账户信息是员工年金权益的依据,账户管理必须保证企业和员工基本资料和信息的安全,因此必须通过规范账户管理系统和流程,加强技术防范和内部控制,来降低账户管理过程中可能出现的管理风险,保证其安全运行。

　　根据劳动保障部20号令和23号令,建立企业年金计划的企业,应当确定企业年金计划的受托人,受托管理企业年金,受托人可以委托具有资格的企业年金账户管理机构作为账户管理人,负责管理企业年金账户。账户管理工作的核心是根据受托人提供的企业年金计划规则为企业和员工建立计划账户,并准确记录缴费和投资等活动产生的权益,计算企业年金待遇,提供企业年金基金企业账户和个人计划账户信息查询并保存相关记录。

　　账户管理在企业年金的运作过程中是惟一负责信息记录的功能主体,因此信息记录的完整、准确与及时成为对账户管理的必然要求。同时,随着我国市场经济的不断发展,人员流动变得日益频繁,必然导致员工的个人计划账户出现在不同的受托人和账户管理人之间的转移问题。账户管理人之间必须保证能够顺利地完成个人计划账户的交接工作,确保员工个人拥有的权益信息得以清晰地延续记录,这也要求账户管理必须遵循一定的原则和信息记录格式,才可以完成不同系统之间的传递工作。

　　因此,有必要对账户管理系统的功能和内容作出基本规范,确保员工的权益信息在任何时点和任何管理人处都可以被清晰完整的记录。

　　我们认为系统规范的原则至少应有如下几个方面:

　　1、 受益人利益最大化原则

　　受益人利益最大化原则是信托制度的基本原则,也是企业年金管理的最基本原则,同时也是在账户管理系统规范时应遵守的最根本原则。账户管理在系统功能设计和账户管理阶段都应始终以受益人利益最大化为准则行事,例如在发生账户的转移情况时,要尽量避免将投资组合变现的行为,以降低交易成本;对于系统精度和投资处理的要求也要尽量维护受益人的利益。

　　2、功能的完整性

　　功能的完整性就是根据企业管理的实际需要,系统能全面、完整覆盖企业年金应用的信息化要求。包括对于企业和员工基本信息记录的全面性,历次供款要完整的记录;供款的来源和税收情况要记录清晰;根据不同类型的供款作出的投资情况以及投资活动形成的权益要完整的记录;归属的安排要记录;领取的设置和每次领取的情况也要在系统中反映;期间各类信息的变更要被完整的记录,包括投资方向与比例的调整;账户的转出转入情况也要作出记录。此外,就年金计划整体而言,他所关联的各个市场运作机构的信息也应成为信息记录的一部分。

　　3、记录的准确性与时效性

　　记录的准确性要求在账户管理过程中有完善的内控机制作为保障,例如在录入阶段系统要设置双人录入复核的功能,确保进入账户管理系统数据的准确性;在计划规则信息发生变更时,系统应提供相应的测试环境,确保在变更之后得到正确的结果,同时以前的权益信息不会受到变更的影响。其次,系统还应有一定的精度要求,确保员工的权益能够最大化地被计入个人计划账户。最后系统还应有一定的自动纠错能力,系统要有清晰的处理逻辑,在处理某项操作之前应当判断该项操作的可行性以及可能需要的预处理工作等。

　　由于账户管理系统的流程化程度比较高,基础数据必须及时录入,下一步流程才能产生正常的结果,因此必须对于每个操作步骤和流程进行时间控制,对各种信息进行及时处理。同时及时性原则也是为了实现受益人利益最大化的原则,确保缴费能够及时参与投资运作,权益能够及时计入员工的个人计划账户。

　　4、信息的标准化

　　在企业年金的运作过程中,账户管理信息不可避免地要发生流动,只有包含一定标准化的信息才可以实现这种流动。例如个人计划账户或整个年金计划在不同的账户管理人之间发生转移,由于信息披露的需要和监管的需要,账户管理人需要提交各类账户管理报告,在此过程中都要求系统提供的信息中至少应包含一定的标准信息。此外,在账户管理的各项业务中也应遵循一定的标准化流程,确保达到企业年金治理结构的要求。

　　5、客户服务的完备性

　　账户管理在企业年金运营各环节中是主要的信息提供者,需要处理大量的个人计划账户的信息查询工作和信息的变更工作,这就要求系统要有完善的客户服务功能才可以满足需求。我们对比分析国外的企业年金账户管理机构可以发现,在企业年金市场发展到成熟阶段后,各运营机构之间的竞争主要是在客户服务领域的竞争,拥有优质完备的客户服务技术成为各机构在账户管理系统中重点优化的部分。企业年金市场化运作的优势在于高效率和优质的服务,因此我们在系统规范中也必须将客户服务的完备性作为对账户管理系统的一项原则性要求。

　　6、系统的可靠性

　　系统在正常情况下必须可靠运行,即系统的稳定性。计算机管理系统要能在正常情况下达到系统设计的预期精度要求,不管输入的数据多么复杂,都能输出可靠结果。另一方面系统在非正常情况下也要可靠运行,即在软、硬件环境发生故障的情况下仍能部分使用和运行,确保有时效性要求的操作仍能够继续执行。

　　7、系统的安全性

　　系统的安全性包括运营场所的安全性、系统硬件的安全性、软件的安全性以及数据的安全性。场地和软、硬件的安全应遵循国家有关的标准,有必要的防护措施、密码与身份验证措施等;数据的安全性要求建立及时的异地数据备份制度,紧急情况具有数据恢复功能。

　　8、系统的交互性

　　账户管理是企业年金运作过程中的一个环节,他需要与不同的委托人系统、受托人系统、托管系统和监管部门的监管系统实现连接,进行数据的交换,因此系统需要提供上述接口,实现信息的交互。

　　9、系统的扩充性

　　企业年金管理是一项长期性的工作,因此账户管理系统也必须适应这种长期性的要求。在新的管理需求出现时,系统应该能够在不影响原有业务流程的基础上实现功能的扩充。同时,随着账户数量的增多和记录信息的增加,系统应能扩展存储容量和处理能力,保证信息的记录和及时响应客户的服务需求。